Gerador de Comprovante de Rendimentos e IRRF

Todo ano, entre janeiro e fevereiro, o RH de qualquer empresa que teve funcionários com desconto de Imposto de Renda precisa entregar um documento específico a cada um deles: o Comprovante de Rendimentos Pagos e de Imposto sobre a Renda Retido na Fonte. É com base nele que a pessoa física preenche a própria declaração anual do IR. O gerador acima monta esse documento organizado nos mesmos Quadros do modelo oficial da Receita Federal, pronto para baixar em PDF. Abaixo está explicado o que a lei exige, o que mudou recentemente e como preencher cada parte corretamente.

O que é este documento e por que ele é obrigatório

A obrigação está na Instrução Normativa RFB nº 2.060/2021: toda pessoa física ou jurídica que pagou rendimentos a uma pessoa física com retenção de Imposto de Renda durante o ano-calendário — ainda que em um único mês — precisa fornecer o comprovante ao beneficiário. Isso vale para qualquer empresa com pelo menos um funcionário CLT que teve IRRF descontado em algum momento do ano, mesmo que hoje esse funcionário já tenha saído da empresa.

O documento existe para um propósito prático: ele é o “espelho” que a pessoa física usa para conferir e preencher a própria Declaração de Ajuste Anual do IR, comparando o que foi retido na fonte com o que realmente é devido. Sem ele, o funcionário fica sem uma fonte oficial e organizada dos valores que precisa declarar.

Quem precisa entregar, e até quando

A regra de prazo tem duas partes. Como regra geral, o comprovante deve ser fornecido até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte ao do pagamento dos rendimentos. Mas se o contrato de trabalho terminar antes dessa data, o comprovante referente àquele ano deve ser entregue no ato da rescisão — não dá para esperar até fevereiro do ano seguinte se o funcionário já foi desligado.

Há ainda uma segunda regra, menos conhecida: mesmo para rendimentos que não tiveram retenção de IR, se o próprio beneficiário solicitar o comprovante, a empresa deve entregá-lo até 15 de janeiro do ano seguinte.

O fim da DIRF não elimina esta obrigação

Aqui vai um ponto que gera confusão real entre empresas: a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), que era enviada à Receita Federal, foi extinta a partir dos fatos geradores de 2025 — o último envio, referente a 2024, ocorreu em fevereiro de 2025. A partir de 2026, essas informações passaram a ser declaradas exclusivamente pelo eSocial e pela EFD-Reinf.

Isso não muda em nada a obrigação de entregar o Comprovante de Rendimentos ao funcionário. São duas coisas diferentes: a DIRF (ou, hoje, o eSocial/EFD-Reinf) é a declaração que a empresa manda para a Receita Federal; o comprovante é o documento que a empresa entrega diretamente ao funcionário. O fim da DIRF simplificou a obrigação com o Fisco, mas a obrigação com o próprio funcionário continua exatamente igual, com a mesma Instrução Normativa nº 2.060/2021 como base.

Como o comprovante está organizado (os “Quadros”)

O modelo oficial divide as informações em Quadros numerados, e o gerador acima segue a mesma estrutura — o que facilita a vida de quem for conferir o documento, inclusive o próprio contador do funcionário.

Quadro 1 — Fonte pagadora

Identifica quem pagou: nome empresarial (ou nome completo, se a fonte pagadora for pessoa física) e o CNPJ ou CPF correspondente.

Quadro 2 — Beneficiário

Identifica quem recebeu: nome completo, CPF e a natureza do rendimento — normalmente “trabalho assalariado”, no caso de um empregado CLT comum.

Quadro 3 — Rendimentos tributáveis, deduções e IRRF

É o quadro mais importante, com cinco linhas: o total de rendimentos tributáveis pagos no ano (salário, férias mais um terço, comissões e gratificações habituais — sem incluir o 13º, que tem quadro próprio), o total de INSS descontado, a previdência privada ou Fapi descontada em folha, a pensão alimentícia judicial descontada e, por fim, o total de IRRF retido no ano.

Quadro 4 — Rendimentos isentos e não tributáveis

Reúne valores que não entram na base de cálculo do imposto: indenização e multa do FGTS e aviso prévio indenizado (em caso de rescisão sem justa causa), diárias, ajuda de custo, e — em casos mais raros, geralmente ligados a fontes pagadoras de aposentadoria — a parcela isenta para maiores de 65 anos e rendimentos isentos por moléstia grave.

Quadro 5 — 13º salário (tributação exclusiva)

O 13º salário não entra na conta do Quadro 3: ele é tributado separadamente, na fonte, de forma exclusiva e definitiva. Por isso tem seu próprio quadro, com o valor líquido do 13º e o IRRF retido especificamente sobre ele.

Quadro 7 — Informações complementares

Aqui entram detalhes que dão contexto aos números dos quadros anteriores: dados do plano de saúde (nome e CNPJ da operadora, valor descontado do titular e de cada dependente incluído no plano), o nome e CPF do beneficiário de eventual pensão alimentícia, o valor de PLR pago no ano (informativo, já que a PLR tem tributação própria) e qualquer observação relevante, como um processo judicial em curso.

Quadro 8 — Responsável pelas informações

Nome de quem responde pelas informações do comprovante, com data de emissão. Quando o documento é emitido por processamento eletrônico de dados — como faz este gerador — a assinatura física ou a chancela mecânica são dispensadas por expressa previsão da própria Instrução Normativa.

Dependentes: por que vale a pena listar nome e CPF

Se a Linha 1 do Quadro 3 foi calculada descontando dependentes da base de cálculo do IR ao longo do ano, é uma boa prática — e reduz dúvidas na hora da declaração anual — listar explicitamente o nome e o CPF de cada dependente considerado. É esse mesmo CPF que o funcionário vai usar para incluir os dependentes na própria declaração, então qualquer divergência entre o que a empresa informou e o que consta na declaração pode gerar inconsistência na malha fina.

Pode entregar por e-mail, sem imprimir?

Pode. A legislação permite disponibilizar o comprovante pela internet a quem tenha endereço eletrônico, dispensando a via impressa nesse caso. Ainda assim, o beneficiário pode pedir a versão impressa sem custo, se preferir. Como o PDF gerado aqui já sai pronto para envio, a forma mais prática costuma ser anexá-lo a um e-mail para o funcionário, guardando uma cópia para o arquivo da empresa.

O que costuma dar errado na prática

• Somar o 13º junto com o salário do ano. O 13º tem tributação exclusiva e vai no Quadro 5, não no Quadro 3 — misturar os dois deixa os dois quadros errados ao mesmo tempo.
• Esquecer o comprovante de quem já saiu da empresa. A obrigação existe mesmo para ex-funcionários, e o prazo nesse caso é a própria data da rescisão, não fevereiro do ano seguinte.
• Não detalhar o plano de saúde. Quando a empresa desconta plano de saúde em folha, a Receita espera o nome e o CNPJ da operadora e o valor por dependente — não só um valor total genérico.
• Confundir isento com tributação exclusiva. São conceitos diferentes: rendimento isento nunca é tributado (Quadro 4); rendimento de tributação exclusiva é tributado, só que separadamente do salário do mês (Quadro 5).
• Achar que o fim da DIRF eliminou o comprovante. Como já foi explicado, são obrigações distintas — uma é com a Receita, a outra é com o próprio funcionário.

Perguntas frequentes

Preciso entregar o comprovante mesmo se o funcionário não teve IRRF descontado em nenhum mês?

A obrigação formal da Instrução Normativa se aplica a quem teve retenção de IR em algum momento do ano. Ainda assim, é prática comum e recomendável fornecer o comprovante a todos os funcionários com rendimento tributável no ano, já que o documento também serve de apoio para a declaração deles, independentemente de ter havido ou não retenção.

O comprovante substitui o envio de informações ao eSocial ou à EFD-Reinf?

Não. São obrigações independentes. O eSocial e a EFD-Reinf são declarações da empresa para a Receita Federal; o comprovante é o documento que a empresa entrega ao funcionário. Uma não substitui a outra.

Este gerador calcula o INSS e o IRRF automaticamente?

Não — ele organiza e formata em PDF os totais anuais que você já apurou na folha de pagamento. Para calcular os descontos mês a mês, use as calculadoras de INSS, IRRF e salário líquido da WebTalentOS, linkadas abaixo.

Posso usar meu próprio layout, com a cor e a logomarca da empresa?

Pode. A própria Instrução Normativa permite leiaute diferente do modelo oficial para quem emite por processamento eletrônico de dados, desde que todas as informações previstas estejam presentes — é exatamente essa a proposta deste gerador.

Preciso assinar o documento à mão?

Não, quando o comprovante é emitido por processamento eletrônico de dados a assinatura ou chancela mecânica são dispensadas, conforme a própria Instrução Normativa.

O que acontece se eu errar um valor depois de já ter entregado o comprovante?

Gere e entregue um novo comprovante ao funcionário assim que perceber o erro, com uma observação de que substitui o anterior. Fornecer informação com inexatidão está sujeito à mesma multa de R$ 41,43 por comprovante, então corrigir rapidamente reduz o risco.

Meus dados ficam gravados em algum lugar ao usar o gerador?

Não. Todo o PDF é montado dentro do seu navegador, incluindo o logotipo da empresa. Nenhuma informação é enviada, processada ou armazenada pelo servidor do site.

Este documento tem validade jurídica sozinho?

Ele é o documento exigido pela Receita Federal para esse fim específico, mas a responsabilidade pela exatidão dos valores apurados é sempre da fonte pagadora. Em situações fora do comum — rendimentos com exigibilidade suspensa por decisão judicial, mais de uma fonte pagadora no mesmo ano, rendimentos recebidos acumuladamente — vale confirmar com um contador antes de emitir a versão final.

Conteúdo informativo, atualizado com a legislação vigente em 2026. Base legal: Instrução Normativa RFB nº 2.060, de 13 de dezembro de 2021; Instrução Normativa RFB nº 2.181/2024 (extinção da DIRF a partir do ano-calendário 2025). Não substitui a orientação de um contador ou do setor de recursos humanos, especialmente em casos que fogem do padrão.