Calculadora de Custo de Funcionário para a Empresa 2026

Salário não é o que um funcionário custa — é só o ponto de partida da conta. Entre o valor combinado na proposta e o que efetivamente sai do caixa da empresa todo mês existem encargos patronais, provisões de 13º e férias, uma reserva para uma eventual rescisão e, quando há, benefícios como vale-transporte, vale-refeição e plano de saúde. A calculadora acima soma tudo isso com as regras vigentes em 2026. Abaixo está explicado de onde vem cada número — para você simular contratações, comparar regimes tributários ou justificar um orçamento de RH com números confiáveis.

Por que o custo do funcionário é maior que o salário

Quando uma empresa contrata alguém por R$ 3.000, o funcionário recebe R$ 3.000 (menos os próprios descontos dele — INSS e IRRF, que não afetam o caixa da empresa). Mas a empresa paga bem mais que isso. Precisa recolher FGTS todo mês, e, dependendo do regime tributário, também INSS patronal, RAT e contribuição a terceiros. Precisa reservar, mês a mês, uma fração do 13º e das férias que só serão pagos lá na frente. E precisa provisionar a multa de 40% do FGTS, para o caso de uma dispensa sem justa causa no futuro.

Nenhum desses itens aparece separado no contracheque do funcionário — por isso é comum um empresário de primeira viagem orçar uma contratação pelo salário nominal e descobrir, meses depois, que o custo real ficou entre 1,5 e 2,5 vezes maior. A calculadora existe para eliminar essa surpresa antes de a vaga ser aberta.

Os dois blocos que formam o custo total

Remuneração e adicionais

É a base sobre a qual tudo o mais é calculado: o salário-base, mais qualquer adicional com natureza salarial — periculosidade, insalubridade, adicional noturno, comissões e gratificações habituais. Benefícios pagos como utilidade (convênio médico, vale-transporte, vale-refeição) ficam de fora dessa base, porque a CLT não os trata como salário quando concedidos em forma de serviço ou vale, e não em dinheiro (art. 458, §2º, CLT).

Encargos patronais mensais

Sobre essa base incidem, todo mês: o FGTS (8%, sempre) e, para empresas fora do Simples Nacional ou enquadradas no Anexo IV dele, a Contribuição Previdenciária Patronal — CPP (20%), o RAT/SAT (1% a 3%, conforme o grau de risco da atividade) e a contribuição a terceiros, também chamada de Sistema S (até 5,8%, variável por CNAE). É exatamente aqui que o regime tributário da empresa muda o resultado — o próximo bloco mostra o tamanho dessa diferença.

Por que o regime tributário muda tanto a conta

A Lei Complementar nº 123/2006 trata os encargos patronais de forma bem diferente conforme o regime:

• Simples Nacional — Anexos I, II, III ou V: a CPP, o RAT e a contribuição a terceiros já estão embutidos na guia única do DAS (art. 13, LC 123/2006). A empresa não paga nada disso separadamente — é o cenário mais barato dos três.
• Simples Nacional — Anexo IV (construção civil, limpeza, vigilância/segurança, advocacia): a CPP e o RAT saem do DAS e passam a ser recolhidos à parte, pela regra geral (art. 13, §5º-C, LC 123/2006) — mas a empresa continua isenta da contribuição a terceiros, porque essa isenção vale para qualquer anexo do Simples (art. 13, §3º, LC 123/2006).
• Lucro Presumido ou Lucro Real: fora do Simples Nacional, os três encargos incidem por completo — CPP, RAT e terceiros, sem nenhuma isenção.

Para deixar a diferença concreta, veja o mesmo salário de R$ 3.000, sem nenhum adicional ou benefício, nos três regimes:

Mesmo salário, mesmo cargo — uma diferença de quase R$ 1.000 por mês só por causa do regime tributário. É por isso que a calculadora pede esse dado logo nas opções avançadas: sem ele, qualquer estimativa de custo fica incompleta.

Provisões que a folha do mês não mostra

Três obrigações futuras precisam ser reservadas mês a mês, mesmo sem gerar um pagamento imediato:

• 13º salário: 1/12 da base de incidência por mês trabalhado, mais FGTS, CPP e RAT proporcionais sobre essa fração (quando aplicáveis ao regime).
• Férias: 1/12 da base, mais o terço constitucional (1/3). O FGTS incide sobre o valor cheio, incluindo o terço — mas a CPP e o RAT não incidem sobre o terço, por força do Tema 985 do STF (RE 1.072.485), que afastou a contribuição previdenciária sobre essa parcela.
• Multa de 40% do FGTS: não é um boleto que existe todo mês — a multa real só é paga se e quando houver uma dispensa sem justa causa, e incide sobre o saldo acumulado de FGTS de todo o contrato. Provisionar 40% dos depósitos de FGTS do mês (salário + 13º + férias) é uma forma de reservar, aos poucos, o dinheiro que cobriria essa multa se a dispensa acontecesse.

Benefícios: o que é custo da empresa, o que é desconto do funcionário

Nem todo benefício sai inteiramente do bolso da empresa — para vale-transporte, vale-refeição e vale-alimentação, a legislação permite (mas não obriga) descontar uma parte do próprio funcionário:

• Vale-transporte: até 6% do salário-base, limitado ao custo real do vale (art. 4º, Lei 7.418/85). Se o vale custa menos que os 6%, o desconto para no valor do vale — a empresa nunca pode reter a diferença.
• Vale-refeição e vale-alimentação: sem desconto legal obrigatório, mas o parâmetro de mercado, alinhado ao Programa de Alimentação do Trabalhador — PAT (Decreto nº 10.854/2021), é de até 20% de coparticipação do funcionário.
• Convênio médico e odontológico: não há teto legal federal. O percentual de coparticipação costuma ser definido pela própria empresa ou pela convenção coletiva da categoria.

O custo real de cada benefício para a empresa é sempre o valor pago ao fornecedor menos o que foi descontado do funcionário — é essa conta, benefício por benefício, que a calculadora faz na seção “Benefícios” do resultado.

Periculosidade e insalubridade: por que não se somam

É comum imaginar que, se uma função é simultaneamente perigosa e insalubre, os dois adicionais se somam. Não é assim: a CLT garante ao empregado o direito de optar pelo adicional mais vantajoso entre os dois, e não os dois ao mesmo tempo (art. 193, §2º, CLT) — entendimento reforçado pela jurisprudência consolidada do TST.

Quando os dois estão marcados na calculadora, o resultado assume o maior valor entre os dois — nunca a soma.

Adicional noturno: o detalhe da hora reduzida que a maioria ignora

O trabalho urbano realizado entre 22h e 5h tem direito a um acréscimo mínimo de 20% sobre o valor da hora diurna (art. 73, caput, CLT) — percentual que pode ser maior se a convenção coletiva da categoria previr. Até aí, pouca gente erra.

O detalhe que costuma ficar de fora é a hora noturna reduzida: por lei, cada hora de trabalho noturno é computada como 52 minutos e 30 segundos (art. 73, §1º, CLT). Na prática, isso equivale a aplicar um fator de 60/52,5 sobre as horas noturnas realmente trabalhadas antes de calcular o adicional — ou seja, 8 horas no relógio “valem” cerca de 9,14 horas para fins de pagamento do noturno. Ignorar essa redução subestima o custo do adicional noturno em quase 15%.

Três exemplos com os números fechados

O múltiplo sobre o salário-base varia bastante — de 1,5x a pouco mais de 2x nesses três perfis — e depende sobretudo de três fatores: o regime tributário, a presença de adicionais como periculosidade ou insalubridade, e o volume de benefícios concedidos sem desconto do funcionário.

Erros comuns ao estimar o custo de um funcionário

• Usar uma regra geral fixa (como “o dobro do salário”) para todo mundo. O múltiplo real varia por regime tributário, cargo e política de benefícios — como os exemplos acima mostram.
• Esquecer a provisão de 13º e férias por não haver desembolso imediato. A despesa existe desde o primeiro mês, mesmo que o pagamento só aconteça meses depois.
• Somar periculosidade e insalubridade quando os dois se aplicam. A regra é usar o maior valor entre eles, não a soma.
• Aplicar o adicional noturno sem a hora reduzida. Isso subestima o valor do adicional, como visto acima.
• Tratar o desconto de benefícios como redução de custo da empresa maior do que realmente é. O vale-transporte, por exemplo, nunca pode ser descontado acima do custo real do vale, mesmo que os 6% do salário sejam maiores.
• Não diferenciar o Anexo IV dos demais anexos do Simples Nacional. Construção civil, limpeza, vigilância e advocacia pagam CPP e RAT por fora do DAS — os demais ramos, não.

Perguntas frequentes

Qual é o múltiplo médio do salário para estimar o custo de um funcionário?

Não existe um múltiplo único válido para todos os casos — nos exemplos deste texto, o custo total variou de 1,5x a pouco mais de 2x o salário-base, dependendo do regime tributário, dos adicionais e dos benefícios. A forma confiável de estimar é simular o caso específico, não aplicar uma regra geral.

Empresa do Simples Nacional paga INSS patronal sobre o funcionário?

Depende do anexo. Nos Anexos I, II, III e V, não — a CPP já está embutida no DAS. No Anexo IV (construção civil, limpeza, vigilância/segurança e advocacia), sim, a CPP e o RAT são recolhidos separadamente.

A multa de 40% do FGTS é paga todo mês?

Não. Ela só é devida se houver uma dispensa sem justa causa, e incide sobre o saldo total de FGTS acumulado durante o contrato. O valor mensal mostrado na calculadora é uma provisão — uma reserva recomendada, não uma guia que existe mês a mês.

Periculosidade e insalubridade podem ser pagas juntas?

Como regra geral, não. A CLT garante ao empregado o direito de optar pelo adicional mais vantajoso entre os dois (art. 193, §2º, CLT), e não a soma dos dois.

O desconto de vale-transporte é sempre 6% do salário?

6% é o teto, não um valor fixo. O desconto real fica limitado ao menor valor entre 6% do salário-base e o custo efetivo do vale — se o vale custar menos que isso, o desconto para no custo do vale.

A calculadora considera convenção coletiva da categoria?

Não diretamente — ela usa os percentuais gerais da CLT (adicional noturno de 20%, por exemplo) como padrão editável. Convenções coletivas podem fixar percentuais maiores para adicionais, pisos salariais diferentes ou bases de cálculo específicas; sempre vale confirmar com o sindicato da categoria ou com a contabilidade da empresa.

Os dados digitados na calculadora ficam salvos em algum lugar?

Não. Todo o cálculo acontece no seu navegador. Nenhum valor é enviado a um servidor, armazenado ou compartilhado.

O resultado pode ser usado para fechar a folha de pagamento oficial?

Não. É uma estimativa para planejamento e orçamento de contratações. O cálculo oficial da folha deve ser feito pelo setor de RH ou pela contabilidade da empresa, considerando a convenção coletiva aplicável e eventuais particularidades do contrato.

Conteúdo informativo, atualizado com a legislação vigente em 2026. Base legal: Consolidação das Leis do Trabalho; Lei Complementar nº 123/2006; Lei nº 7.418/1985; Decreto nº 10.854/2021; Decreto nº 12.797/2025; Tema 985 do STF (RE 1.072.485). Não substitui o cálculo oficial da folha de pagamento nem a orientação de um contador ou do setor de recursos humanos.